Skip to main content
  • Nieuws
  • Online events worden steeds relevanter. Zo organiseer je ze.

Online events worden steeds relevanter. Zo organiseer je ze.

  • 26/05/2020

Gutzandglory, onze communicatiepartner, geeft strategische en bruikbare tips om uw onderneming te ondersteunen in tijden van corona.

Zowel externe als interne communicatie ondervinden grote impact in coronaperiode en de nood eraan is des te groter. Laat je vooral niet lijden door wat anderen doen, maar laat je leiden door je gezond verstand. Blijf vooral trouw aan wie je bent als bedrijf of als ondernemer. Een moeilijke tijd, maar een tijd om gedreven door waarde, waarde te geven.

In deze bijdrage proberen we elke dag wat inzicht en advies te delen over communicatie, en over hoe je met communicatie betekenisvol kan zijn voor anderen: je klanten, je medewerkers, je partners, je doelgroep.

(Grootse) evenementen zoals festivals worden massaal geschrapt. Maar wat me bedrijfsevents? Wel, die kan je ook online organiseren. Webinars, livestreams met Q&A, product demo’s, netwerkevents, personeelsfeesten, … Tegenwoordig is het niet meer zo ingewikkeld om een digitaal event op poten te zetten. Maar is zo’n evenement ook voor jouw bedrijf een goed idee? Hieronder zetten we alle plus- en minpunten even op een rijtje, en geven we enkele handige organisatietips.

Stel jezelf eerst deze vraag

Heeft het zin dat je je event online organiseert? Dat is dé belangrijkste vraag die je je moet stellen. Staat je doelgroep open voor deze ervaring? Is het digitaal organiseren van je event haalbaar? Bij twijfels is het soms beter om je event uit te stellen en vol goede moed aan de volgende – hopelijk fysieke – editie te werken.

Online events hebben voor- en nadelen

Wil je toch een online event organiseren? Weet dan dat dit zowel voor- als nadelen heeft. Snel even een praatje maken met de persoon op de stoel naast je of iemand toevallig tegen het lijf lopen waar je jaren geleden mee hebt gewerkt? Tijdens een digitaal event zal je het niet meemaken. Helaas, want ze zijn deel van de charme van een offline event. Je kan dus stellen dat online events iets minder aantrekkelijk zijn qua beleving. Het is namelijk ontzettend lastig om het gevoel dat jij en andere deelnemers met elkaar delen ook digitaal door te trekken. Dat gevoel, de unieke beleving die deelnemers ervaren, onderscheidt je van de concurrentie en is dus zeker niet verwaarloosbaar.

Maar, er zijn ook voordelen verbonden aan online events. Om te beginnen bespaar je met een digitaal event op tijd, en kosten voor locatie, personeel, maaltijden, reiskosten van sprekers enzovoort. De kost die je natuurlijk nu wél in rekening moet brengen, is die van het virtuele platform waarop je event zal plaatsvinden.

Nog een voordeel aan een digitaal event, is de mogelijkheid tot instant feedback. Deelnemers vergeten na een evenement soms terug te koppelen naar de organisatie. Nochtans is deze informatie ontzettend nuttig om eventuele verbeterpunten voor een volgende editie aan te pakken. Tijdens een online event kan je bijvoorbeeld live polls lanceren, of rechtstreeks vragen stellen aan deelnemers. De verkregen feedback is niet alleen nuttig voor latere evenementen, ook de spreker kan er waardevolle informatie uithalen voor zijn/haar sessie die op dat moment aan de gang is.

5 tips om je online event succesvol aan te pakken

1. Bekijk de technische aspecten tot in de details
Eerst en vooral is het belangrijk om het gebruikte platform vast te leggen. Organiseer je een eenvoudige talk? Dan kan de livestream van een socialmediakanaal als Facebook een optie zijn. Voor meer uitgebreide digitale events bestaan er dan weer andere tools, zoals: Run The World, Hopin en vFairs, waar je onder andere jobbeurzen en online conferenties kan organiseren.
Platform gekozen? Zorg er dan voor dat je je deelnemers een stap-voor-stap-handleiding bezorgt voor je online event. Vergeet zeker ook niet het geluid, de belichting én de internetverbinding van jezelf en je sprekers te checken en op voorhand te testen. Haperende gezichten, boodschappen die niet volledig doorkomen, gefrustreerde kijkers, … Het valt allemaal te vermijden met een goede voorbereiding.

2. Ga voor een unieke locatie
Niemand vindt het fijn om op een spreker voor een witte muur te staren. Ga dus op zoek naar een fijne locatie die je eventueel kan linken aan het onderwerp van je sessie. Door aan het begin van je event hierover kort te vertellen, heb je meteen ook een manier om het ijs te breken met je kijkers.
Is je event eerder intern gericht en heb je geen tijd/mogelijkheden om op locatie te gaan? Veel platformen bieden ook leuke achtergronden aan die je kan instellen wanneer je live gaat.

3. Kies de juiste datum en een geschikt tijdstip
Houd je doelpubliek steeds in je achterhoofd wanneer je een datum en tijdstip voor je event prikt. Zijn de deelnemers vooral mensen die van 9 tot 5 werken? Vermijd dan best een maandag en opteer liever voor een moment later in de week. Ga je internationaal met je event? Houd dan rekening met de verschillende tijdszones.

4. Houd het interactief
Aangezien je deelnemers een stuk van de offline beleving van je event moeten missen, is het des te belangrijker om toch de interactieve kaart te trekken. Vraag – in de mate van het mogelijke – aan je deelnemers om zich kort voor te stellen. Stel vragen aan het publiek wanneer je praat. Of kies op voorhand enkele personen uit aan wie je een bepaalde vraag zal stellen. Zo kunnen ze zich kort even voorbereiden.

5. Stuur de opname van je event door naar de deelnemers
Als je talk, interview, webinar, … de moeite was, zullen deelnemers maar al te graag enkele fragmenten – of alles, uiteraard – opnieuw willen bekijken. Geef hen dan ook die mogelijkheid. Film alles en bezorg je deelnemers een link naar de opname. Zo kunnen ze deze eventueel ook delen met andere geïnteresseerden. En dat levert je voor je volgend event waarschijnlijk heel wat nieuwe deelnemers op.

    Wolf GutzWolfgang Florizoone

    Managing Director Gutzandglory

Domestic Services
Banque de Luxembourg
Deloitte
ING
Logo Mensura
Proximus
SD  Worx
BovaEnviro+
G4S
Soundfield
Jobat