Skip to main content

HR Tech: maak kennis met Officient

  • 22/10/2021

Op 18 november 2021 brengen we jou in contact met tal van aanbieders van HR-tools tijdens ons evenement XpertFinder | HR Tech. Ontdek jouw ideale match in het HR Tech-landschap en maak alvast kennis met Officient, één van de pitchers.. 

Schrijf in voor XpertFinder | HR Tech

HR Tech

 

Jouw HR digitaliseren met de juiste tools?

Tijdens XpertFinder-evenement op 18 november kom je te weten hoe je jouw HR een digitale boost kan geven met de juiste tools & apps, je maakt kennis met de digitale trends en kansen voor je bedrijf & je ontmoet persoonlijk verschillende aanbieders van HR tools. 

Maak kennis met Officient, één van de pitchers

Officient

 

Officient is een gebruiksvriendelijk HR-platform uit Gent dat personeelsadministratie vereenvoudigt, versnelt en verfijnt. We streven ernaar om tijdverlies door omslachtige HR-processen binnen kmo’s te verminderen. Door alle HR- en payrolldata te digitaliseren en centraliseren, versnellen we tijdsintensieve administratieve taken. Zo kunnen kmo’s meer bezig zijn met waar human resources echt om draait: de medewerkers.
Sinds 2017 hebben we een sterk klantenbestand uitgebouwd van meer dan 15.000 tevreden klanten en is ons team gegroeid tot 38 getalenteerde medewerkers. In september 2020 werd Officient overgenomen door Exact.

Ik ben Floor, content marketeer bij Officient. Ik zorg ervoor dat zaakvoerders en HR-managers bij ons terecht kunnen voor meer informatie over hoe je een efficiënt en toekomstbestendig HR-beleid op poten zet, en verdiep me daarvoor dagelijks in alles wat met HR, digitalisering en tooling te maken heeft.

Floor Debeyne

Met welke vraag (of probleem) komen klanten tot bij jullie?

Officient is opgericht vanuit frustraties rond versnipperde HR-data en het gebrek aan gebruiksvriendelijke tools die bredere ondersteuning bieden. Daar kampen onze klanten het meest mee. Ze vinden geen efficiënte manier om hun personeelsdata gestructureerd te bewaren en te beheren. Een probleem dat vaak duidelijk wordt bij de onboarding van nieuwe medewerkers of wijzigingen in sociale wetgeving.

Welke hinderpalen merken jullie bij klanten tijdens hun digitalisatie? Hoe counter je dat?

De eerste factor is menselijkheid? De grootste weerstand komt er omdat er nog te vaak een scherp onderscheid gemaakt wordt tussen het digitale en het menselijke. In werkelijkheid versterken beiden elkaar en dat leggen we ook zo uit aan onze potentiële klanten. Doordat we het invoeren, beheren en doorsturen van data automatiseren, creëren we meer overzicht en bijgevolg meer efficiëntie. Klanten mogen zich dus verwachten aan tijdswinst.
Die tijd zorgt er op zijn beurt voor dat de focus van HR kan verschuiven van administratief naar strategisch. HR kan in gesprek gaan met medewerkers, feedback vergaren, analyses uitvoeren en van daaruit beslissingen beter afstemmen op de noden die er spelen. Zo leidt de tijdswinst tot meer menselijkheid.

Naast menselijkheid heb je ook gebruiksvriendelijkheid. Ga ik daarmee kunnen werken? Een andere reden waarom bedrijven soms weigerachtig staan tegenover digitalisering is het idee dat software complex is. Maar ook dat is niet de bedoeling van technologie: het moet je werk makkelijker maken, niet moeilijker. Daarom bouwden we een tool die in de eerste plaats gebruiksvriendelijk is en blijven we daar continu verder aan bouwen op basis van feedback. Daarbij stellen we intuïtief gebruik, transparantie en communicatie centraal.

De digitalisering van HR kan je een belangrijke voorsprong geven in the war for talent.

Floor Debeyne, content marketeer bij Officient

Wat is het verwachte resultaat? Welke voordelen ervaren klanten (na 3 maanden – na 12 maanden)?

Het is belangrijk om te vermelden dat de identiteit van een onderneming heeft een grote invloed op de waarde die kmo's uit ons platform kunnen halen. Een bouwbedrijf dat hoofdzakelijk werkt met arbeiders zal een andere meerwaarde vinden in ons platform dan een snelgroeiende tech startup die zijn tweede internationale markt betreedt.

Na drie maanden is alle versnipperde HR data gecentraliseerd in ons systeem. Verschillende stakeholders kunnen deze informatie nu gemakkelijker raadplegen via het HR-platform of de Employee app voor medewerkers en managers. Zowel het doorsturen van prestaties als het onboarden van nieuwe medewerkers verloopt foutloos en een stuk sneller. Functioneringsgesprekken gebeuren steeds tijdig en het verslag geraakt niet meer verloren.

Na een goed jaar zijn alle administratieve HR-processen nu volledig gedigitaliseerd, HR spitst er zich op toe om een opleidingsbeleid uit te werken en dit ook te integreren in Officient. Via verschillende inzichten zoals ziekteverzuim en personeelsverloop kan HR nu een strategisch beleid uitwerken op basis van actuele data.

Wat raad jij aan als bedrijven nog in de beginfase zitten van hun HR-digitalisatie?

  • Begin met een analyse van de huidige werking.
    Wat is momenteel je grootste uitdaging? Aan welke HR-processen besteed je de meeste tijd? Waar komen de meeste problemen voor?
    Deze vragen helpen je bepalen waar digitalisering van HR de grootste impact kan hebben. Start simpel en kies voor één domein. Wanneer je daarmee goed op weg bent, kan je ook andere processen beginnen automatiseren.
     
  • Creëer een draagvlak. Er zijn verschillende stakeholders betrokken bij HR, van zaakvoerders tot managers en medewerkers. Betrek hen in de analyse of het testen van mogelijke oplossingen. Zo vermijd je dat je iets implementeert dat nadien op weerstand stoot. Maak een case op die je punt sterk helpt maken.
     
  • Test en vergelijk. Ga na welke tools er op de markt zijn voor jouw uitdaging. Welke functionaliteiten bieden ze aan? Wat is de kostprijs? Hoe verloopt de implementatie? Zorg ervoor dat je experimenteert met verschillende opties en diegene eruit kiest die het best beantwoordt aan je noden. 
  • Verlies je medewerkers niet uit het oog. De tool die je uiteindelijk kiest, moet het niet enkel voor jou eenvoudiger maken maar ook voor je medewerkers. Bekijk daarom goed wat de software te bieden heeft voor hen. Is er een self service? Hoe ziet die eruit? is alles duidelijk en toegankelijk? Hoe is die geconnecteerd met het HR-platform zelf? Voorziet het bedrijf ook training of documentatie voor medewerkers of is dat niet nodig?
     
  • Leer eerst zelf werken met de tool. Eenmaal je zelf goed weet wat de mogelijkheden zijn, kan je de transitie beter faciliteren voor je medewerkers. Werk dan ook een plan uit dat de uitrol naar de volledige organisatie in goede banen leidt. Zo garandeer je dat de transitie zo vlot mogelijk kan verlopen en de garantie op succes zo groot mogelijk wordt.

Ben je van mening dat bedrijven de boot zullen missen als ze hun HR-processen niet digitaliseren?

De boot missen impliceert dat het op een bepaald punt te laat is om de overstap te maken, wat niet zo is. Het gaat meer over de gevolgen die je als organisatie zal dragen wanneer je niet kan beantwoorden aan de steeds veranderende arbeidsmarkt en de concurrentie die een betere werkbeleving kan bieden. Zo zal het moeilijker worden om kandidaten aan te trekken en huidige medewerkers aan boord te houden. Hun productiviteit en motivatie zullen dalen. Wanneer je concurrenten dan wel digitaliseren en investeren in hun medewerkers, kunnen ze hun producten of diensten kostenefficiënter in de markt zetten en een betere klantbeleving garanderen.

Denk alleen nog maar een het afgelopen jaar: corona heeft aangetoond dat je van de ene dag op de andere je werk moet kunnen herorganiseren naargelang de situatie. Niet vanzelfsprekend als alle personeelsdossiers op kantoor liggen, maar ook de verdere implicaties zullen een impact hebben op HR.
Hoe ge je om met de stijgende vraag naar flexibiliteit? Hoe pak je re-skilling aan naarmate meer en meer functies digitale skills vereisen? De digitalisering van HR kan je een belangrijke voorsprong geven in the war for talent.

Neem deel aan XpertFinder en dompel je onder in het landschap van HR Tech

18 november 2021
van 8.00 tot 13.00 uu
Ghelamco Arena Gent

Schrijf in voor XpertFinder | HR Tech

Contactpersoon

Helena Vancampenhout

Arbeidsmarkt - Innovatie

VZW - eATA 2021
VZW - DigiChambers 2021
Domestic Services
Banque de Luxembourg
Deloitte
ING
Logo Mensura
Proximus
SD  Worx
BovaEnviro+
G4S
Soundfield
Jobat