Docbyte over de voordelen van Voka’s groeiproject Accelero

03/10/2018 , marjolein.haan@voka.be

Docbyte helpt organisaties al twaalf jaar digitaal transformeren: van documentenbeheer tot het automatiseren en stroomlijnen van alle bedrijfsprocessen. Het richt zijn pijlen op de financiële, verzekerings-, publieke en zorgsector. Tegen 2021 wil de groeier zijn omzet verdubbelen. Een gesprek over bedrijfswaarden, jezelf in vraag durven stellen en instant gratification. 

Jorge Bento, regional manager Docbyte Iberia en Frederik Rosseel, CEO Docbyte
Jorge Bento, regional manager Docbyte Iberia en Frederik Rosseel, CEO Docbyte

Jullie digitaliseren al twaalf jaar informatiestromen. Hoe zijn jullie gestart? 
Frederik Rosseel, CEO: “Ik zag dat in de consultancy vaak hetzelfde type projecten door verschillende consultants werd aangepakt en het wiel telkens opnieuw uitgevonden werd. Ik dacht: laat ons oplossingen creëren die bij verschillende klanten opnieuw kunnen gebruikt worden. Vandaag focussen we vooral op kernprocessen van kenniswerkers die voortdurend info verwerken, dus overal waar er vragen binnenkomen, een dossier wordt aangelegd en antwoorden naar buiten gaan.” 

Creëren jullie ook eigen producten en software?
“Ja. Als het product al bestaat, zullen we het integreren, maar als het niet bestaat of onvoldoende matcht met de klant, dan maken we de software zelf.”

Worstelen bedrijven in dit digitaal tijdperk nog steeds met een inflatie aan papier?
“Bij veel bedrijven zijn de interacties met de klant (B2C of B2B) al digitaal, maar intern is er nog veel papier. Het is sexier om richting de klant digitaal te werken dan intern. Bij interne digitalisering denkt men initieel vaak vanuit een kostenbesparende optiek: ‘Hoeveel FTE’s kunnen we hiermee besparen?’ Maar dat promoten wij helemaal niet, wij richten ons veeleer op extra rendement. Er is sowieso een tekort aan goeie medewerkers. Wij willen dat iedereen meer tijd kan besteden aan taken die echt een toegevoegde waarde creëren. We zien nog te vaak dat gekwalificeerde dossierbeheerders veel tijd besteden aan pure input van gegevens, dat is een verspilling van hun talent. De film Modern Times toonde de sleur van repetitieve fysieke arbeid, vandaag gebeurt hetzelfde vaak nog bij intellectuele arbeid. Tegen robotisering en automatisering is er altijd weerstand, maar binnen twintig jaar gaan we zeggen: ‘Waarom moesten die dossierbeheerders vroeger dat soort input doen?’” 

Welke oplossingen bedenken jullie voor banken en verzekeraars?
“We hebben bijvoorbeeld een oplossing voor digital customer onboarding: we verzamelen alle info over een nieuwe klant via een app. De klant kan intekenen via een app, foto’s en loonfiches uploaden die bewijzen dat hij die persoon is en recht heeft op een bepaald krediet, en het contract digitaal ondertekenen. De cyclus om iemand klant te maken, wordt zo snel verkort. Hij zal ook minder snel elders gaan piepen. Instant gratification heet dat. Voor de bankier die langskomt om allerhande contractjes te laten ondertekenen, hebben we een perfecte digitale oplossing. In theorie mag je zelfs weigeren om het op papier nog te ondertekenen, banken zijn verplicht om een digitale handtekening te aanvaarden.” 

Is healthcare nog steeds een groeimarkt?
“Zeker. De gezondheidszorg heeft behoefte aan een 360°-patiëntview, zodat men op één locatie alle informatie over een patiënt kan consulteren: beelden, verwijsbrieven, doktersresultaten. Vaak zit die info nu nog in verschillende systemen.”

Kunnen ziekenhuizen de strengere Europese regels rond privacy de baas?
“Wij zijn fel bezig met persoonsbescherming. Eén klant is met ons in zee gegaan omdat het verschillende privacy-inbreuken had meegemaakt. De beschikbare, ontoereikende budgetten in healthcare maken het moeilijk om de regelgeving strikt te volgen. Eigenlijk kun je dat probleem maar aanpakken als de hele financiering van de zorgsector herzien wordt. Laat het me zo stellen: er is nog veel werk aan de winkel op vlak van privacy in zorginstellingen.”  

Docbyte breekt internationaal fors door. Waarom kozen jullie voor Portugal als uitvalsbasis?
“We tellen ook klanten in Turkije, Italië, Luxemburg, Frankrijk, Nederland en Duitsland. Portugal en Spanje zijn voor ons strategisch belangrijk, want qua administratieve winkel ligt daar nog een grotere uitdaging dan bij ons. Vanuit Spanje en Portugal hebben we toegang tot andere Spaans en Portugees sprekende landen. Voor onze projecten bouwen we zelf een langetermijnrelatie met de klant uit. Voor onze producten zoeken we naar partners die ze implementeren en verdelen. Die producten steken we ook in aparte vennootschappen, zoals DocShifter, een product dat elk mogelijk formaat in een ander formaat kan omzetten. Onze grootste klanten zitten in het buitenland, zeker voor onze producten.” 

Hoe helpt het Voka-project Accelero jullie om verder te groeien? 
“Je zit met peers, bedrijven die ook fors willen groeien de komende jaren. Wij willen onze omzet tegen 2020-2021 verdubbelen van 4 naar 8 miljoen euro. Als groeibedrijf stoot je op interne strubbelingen – zeg maar groeipijnen. Dit soort pijnen wil je, omwille van het team, niet hebben. Eerst denk je dat je de enige bent die daarmee worstelt, maar dankzij een project als Accelero besef je dat, ongeacht de sector, die groeipijnen heel gelijklopend zijn. In dit project worden ze benoemd. Als starter is het gemakkelijk om te definiëren wat je verwacht van je medewerkers en, omgekeerd, wat het team verwacht van de onderneming. Maar als je groeit, merk je dat er medewerkers zijn die niet matchen met de waarden of de focus van je onderneming. Het is cruciaal dat iedereen aan dezelfde kar trekt. Via Accelero krijg je input van peers en merk je dat de een al verder staat dan de ander. Je komt in contact met coaches die je kunnen helpen. We hebben onze strategie nu duidelijker gedefinieerd. Die leeft wel in de hoofden van onze mensen, maar soms moet je die weer benoemen. Ook onze waarden moet elke medewerker in- en uitademen: gezond pragmatisme, een open geest tegenover nieuwe technologieën, jezelf in vraag durven stellen en openstaan voor andere culturen. Intern werken hier negen nationaliteiten. Alles wat we doen, staat in het teken van de klant. Maar een collega is ook je klant. Je moet dezelfde waarden toepassen op je collega’s.”

Binnenkort start Accelero met een tweede groep van bedrijven. Heb je nog tips? 
“Alles start vanuit de strategie van een onderneming; van daaruit moet je acties ondernemen. Luister nog meer op voorhand bij de deelnemers wat ze nog niet op orde hebben en baken zo het traject af. Maar de kennisuitwisseling is super en  het is verbazingwekkend hoe ondernemers uit totaal andere sectoren elkaar vinden. Als je groeit, moet er meer gedelegeerd worden, ontstaan er nieuwe functies en moet je soms zelfs afscheid durven nemen van de founders. Verschillende deelnemers gingen door dat proces.”

Wie groeit, werft aan. Lukt de rekrutering?
“Nu zijn we met 35, eind dit jaar willen we 40 medewerkers tellen. We hebben een goeie mix van leeftijden, man/vrouw, nationaliteiten. We hebben het gemakkelijker om ervaren profielen te vinden dan goeie junior profielen. Die laatste worden heel snel weggekaapt en kun je gemakkelijker nog iets wijsmaken. Iemand met ervaring, daarentegen, doorprikt loze beloftes.”

Dus jullie hanteren geen loze beloftes...
(Lacht) Dat klopt. Je kunt een ongelooflijk flashy lokaal hebben om juniors te rekruteren en hun de meest creatieve job beloven, maar een dag later lijkt het alsof ze bij de Collega’s (legendarische BRT-reeks uit 1978, waarin ambtenaren met te weinig werk en te veel tijd elkaars kleine kantjes uitbuiten, sdk.) beland zijn. Daar doen wij niet aan mee!

Wilt u ook deel uitmaken van het Voka netwerk voor snelle groeiers?

Heeft u de ambitie om de komende jaren sterk te groeien? Via een intensief programma, waarbij u zowel peer-to-peer kennis en ervaringen kan delen als individuele coaching krijgt, maakt u uw bedrijf groeiklaar. 
De kick-off van de volgende Accelero-groep start op 22 en 23 november 2018. 

Interesse? Contacteer Marjolein Haan, 0471 47 03 22.

Tekst: Sam De Kegel – Foto: Bart Cloet