Skip to main content
  • Nieuws
  • Betalingen en facturatie in overheidsopdrachten

Betalingen en facturatie in overheidsopdrachten

  • 01/10/2020

Met een aandeel van ongeveer 15 % van het Belgisch BBP of €60 miljard heeft de markt van de overheidsopdrachten een enorm economisch potentieel. Toch tonen veel ondernemingen en in het bijzonder kmo's weinig interesse in de business tot government markt (B2G). De administratieve en financiële inspanningen om een offertedossier samen te stellen vormen vaak een te grote drempel. De EU heeft deze drempel willen verkleinen in de meest recente Richtlijn overheidsopdrachten uit 2014. De praktijk toont echter aan dat de voorbereiding van een dossier nog steeds (te) veel tijd en middelen in beslag neemt. De ervaring leert wel dat deze inspanningen verkleinen naar mate de onderneming ervaring opdoet in het inschrijven voor overheidsopdrachten. 

Ook betalingen door de overheid vormen vaak een struikelblok om te investeren in de B2G-markt. Er heerst soms een wantrouwen in de overheid als tijdige betaler. Hoewel de overheid er in het algemeen langer over doet om uitgevoerde prestaties te betalen, biedt hij echter wel het voordeel een solide schuldenaar te zijn. Uitstel in betaling bij de overheid is vaak te wijten aan de interne administratieve procedure die moet doorlopen worden voordat een schuldvordering uiteindelijk kan betaald worden. Ook het wachten op de allocatie van een budget kan voor vertraging zorgen. Uitstel is echter nooit afstel. In tegenstelling tot private medecontractanten, bestaat er geen risico dat de overheid failliet gaat.

De prijs van de opdracht wordt betaald hetzij ineens na volledige uitvoering ervan, hetzij met betalingen in mindering naargelang de uitvoering vordert en volgens de modaliteiten bepaald in de opdrachtdocumenten. Slechts zeer uitzonderlijk wordt met voorschotten gewerkt (art. 66 en 67 KB AUR ). De aanbesteder beschikt normaal gezien over een dubbele termijn van 30 dagen om eerst de geleverde werken, leveringen of diensten te verifiëren en de gedetailleerde schuldvordering van de opdrachtnemer goed te keuren of te verbeteren en vervolgens om de factuur te betalen die werd opgesteld naar aanleiding van deze verificatie (art. 95, 127 en 160 KB AUR). Wanneer deze betalingstermijn wordt overschreden, heeft de opdrachtnemer zonder ingebrekestelling recht op betaling van een intrest die momenteel vastligt op 8 %. Een laattijdige betaling hoeft dan ook geen schade te betekenen voor de opdrachtnemer, in tegendeel. 

Om het betalingsproces vlotter te laten verlopen, heeft de EU met een Richtlijn 2014/55 alle Europese aanbestedende overheden opgelegd om gestructureerde elektronische facturen  te kunnen ontvangen. Het gaat over een factuur in een formaat dat voldoet aan de PEPPOL-standaard en verzonden worden via het PEPPOL-netwerk. Belgische overheden ontvangen hun facturen via het Mercurius platform dat het Belgisch toegangspunt vormt tot dit netwerk. Deze factuur laat een volwaardige automatische verwerking toe bij de ontvanger ervan. De elektronische factuur biedt het voordeel dat ze sneller verwerkt wordt, een stuk goedkoper is dan haar papieren variant , minder kans op fouten geeft en een vermindering van het papiergebruik oplevert. De verplichting voor alle aanbestedende overheden om elektronische facturen te aanvaarden, geldt vanaf 1 april 2019. De ondernemingen zullen echter binnen afzienbare tijd verplicht worden om e-facturen te gebruiken in alle overheidsopdrachten waaraan zij deelnemen. De wens is om van de elektronische facturatie de norm te maken, ook voor B2B-transacties.

Een aantal grote overheden heeft al gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een ambitieuzer beleid te voeren. Op federaal niveau moeten bedrijven vanaf 1 januari 2020 e-facturen aanleveren in alle opdrachten. Voor de gewestelijke overheden en instellingen die ressorteren onder het Vlaamse Gewest en de Vlaamse Gemeenschap geldt er al  sinds 1 januari 2018 een verplichting om gebruik te maken van de e-facturatie. Ook de Brusselse Hoofdstedelijke Regering heeft besloten het gebruik van de elektronische factuur te verplichten voor de Brusselse gewestelijke overheidsdiensten, vanaf 1 september 2020 voor overheidsopdrachten met een waarde boven 30.000 € en vanaf 1 november 2020 voor alle overheidsopdrachten. In Wallonië bestaat er nog geen algemene verplichting om gebruik te maken van e-facturatie. Voor bedrijven die contracteren met de overheid is het dus een must om over een elektronische facturatie te beschikken. Ook voor ondernemingen in de B2B-sectoren loont het zeker de moeite om de mogelijkheden van de e-facturatie te ontdekken. De voordelen in termen van kosten, efficiëntie en herleiding van de papierlast gelden immers ongeacht de contractspartner.   
 

Anthony Poppe

Anthony Poppe is advocaat aan de Balie te Brussel en vennoot bij Xirius Public. Hij beoefent het publiek en administratief recht. Zijn focus ligt op overheidsopdrachten, gezondheid, lokale besturen en ambtenarenrecht. Buiten zijn activiteit als advocaat, treedt hij regelmatig op als lesgever voor de vzw ESIMAP (studie-, diensten- en informatiecentrum inzake overheidsopdrachten) belast met het verstrekken van opleidingen betreffende overheidsopdrachten.

Xirius

Anthony Poppe

Contactpersoon

Rachida Bou M'Barek

Manager Bedrijfsrelaties| Coördinator Young Voka Metropolitan

Proximus
BMW Brussels
ING
Logo Mensura
Proximus
SD  Worx
Logo KPMG
Logo Premed
Logo Randstad