Een handig overzicht van de belangrijke administratieve verplichtingen
voor de startende ondernemer
WIE KAN EEN ONDERNEMING STARTEN?
In principe mag iedereen in België een eigen onderneming beginnen. De wet legt wel enkele voorwaarden en beperkingen op.
Onverenigbare beroepen
Bepaalde beroepen zijn onverenigbaar met dat van handelaar. U mag nooit een dergelijk beroep uitoefenen en tegelijk handelaar zijn. Deze beperking geldt onder meer voor advocaten, notarissen, rechters en gerechtsdeurwaarders.
Handelingsbekwaam
Bepaalde personen zijn volgens de wet onbekwaam om juridische handelingen te stellen en mogen dan ook geen eigen zaak beginnen. Dit geldt voor alle minderjarigen, u moet dus minstens achttien jaar zijn om als ondernemer te kunnen starten, maar ook voor gerechtelijk- en wettelijk onbekwaam verklaarde personen
Gefailleerde handelaars
In principe kan iemand die failliet verklaard is, zelf een nieuwe handelszaak beginnen. Toch kan de rechtbank van koophandel u verbieden (opnieuw) een onderneming op te starten als blijkt dat u door een grove fout hebt bijgedragen tot het faillissement, en dit voor een periode van minimum drie en maximum tien jaar na de faillietverklaring. Dit verbod kan wel worden ingetrokken in geval van eerherstel.
Beroepskaart buitenlanders
Burgers uit de Europese Economische Ruimte (EER): de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en Ijsland, kunnen vrij een onderneming oprichten. Wie niet behoort tot de EER en toch in België een onderneming in eigen naam wil oprichten, moet een verblijfsvergunning bezitten en houder zijn van een beroepskaart of vrijgesteld zijn van de verplichting een beroepskaart te hebben.
KIES DE GESCHIKTE ONDERNEMINGSVORM
Eenmanszaak of vennootschap?
Een van de belangrijkste keuzes bij de start van uw activiteiten is de rechtsvorm van uw
onderneming.
De basisvormen zijn de vennootschap en de eenmanszaak, ook handelszaak genoemd. De keuze tussen een eenmanszaak en een vennootschap is moeilijk, beiden hebben immers voor- en nadelen.
Eenmanszaak
De eenmanszaak is ongetwijfeld de meest natuurlijke en eenvoudige ondernemingsvorm. Een persoon is eigenaar en draagt persoonlijk alle verantwoordelijkheid.
Voordelen:
■ Alle winst is voor de eigenaar
■ De ondernemer geniet een sterk gezag en is aan niemand rekenschap verschuldigd
■ Beperkte administratieve en boekhoudkundige verplichtingen
■ Er is geen minimumkapitaal vereist
Nadelen:
■ Onbeperkte aansprakelijkheid. De ondernemer is met zijn totale bezit verantwoordelijk voor de goede afloop van zijn handelsverrichtingen
■ Geringe continuïteit: ziekte of dood van de ondernemer kan het stopzetten van de eenmanszaak tot gevolg hebben. Ook de erfopvolging kan problemen veroorzaken
■ Het faillissement van de onderneming heeft ook het faillissement van de ondernemer zelf tot gevolg.
■ Alle inkomsten van de onderneming worden belast in de personenbelasting
We kunnen stellen dat de eenmanszaak de meest geschikte ondernemingsvorm is voor een bedrijf:
- met een matige kapitaalsbehoefte;
- dat niet te veel risico wil;
- dat slechts uitzonderlijk beroep moet doen op financiering door derden;
- dat door een enkele persoon kan worden geleid;
- dat een grote inzet vergt van de eigenaar-ondernemer.
Vennootschap
In een vennootschap is er een scheiding tussen het vermogen van de onderneming en dat van de ondernemer. Een gedeelte van het patrimonium kan dus worden afgezonderd van het ondernemersrisico.
Voordelen:
■ Voor bepaalde vennootschapsvormen (bvba, nv, cvba) geldt een beperkte aansprakelijkheid
■ Het kapitaal wordt door verschillende mensen samengebracht
■ De vennootschap wordt belast in het stelsel van de vennootschapsbelasting
■ Vlotte regeling mogelijk door erfopvolging
Nadelen:
■ De winst moet verdeeld worden onder de vennoten
■ Grotere oprichtingskosten
■ Meestal is er een minimumkapitaal vereist
■ Zwaardere boekhoudkundige verplichtingen
De vennootschapsvormen
Besloten vennootschap met beperkte Aansprakelijkheid (BVBA)
De BVBA is zeer populair als familievennootschap en als vennootschap voor vrije beroepen. Familiaal omdat zij zeer gesloten kan worden gehouden (beperking in de overdracht van aandelen), voor vrije beroepen omdat zij de enige vennootschapsvorm is die geldig kan worden opgericht door één persoon.
Voordelen:
■ Mogelijkheid om het aantal vennoten te beperken tot (ten minste) 1
■ Beperkte aansprakelijkheid tot de inbreng van de vennoten
■ De aandelen zijn op naam en slechts beperkt overdraagbaar waardoor het familiaal karakter kan bewaard blijven
■ Weinig minimumkapitaal vereist
Nadelen:
■ De oprichtingmodaliteiten zijn complex en relatief duur (registratierechten, notariële akte, publicatieverplichting)
■ Grotere boekhoudkundige en administratieve verplichtingen
Naamloze Vennootschap (NV)
De NV wordt meestal gebruikt voor grotere, kapitaalkrachtige ondernemingen waarin de nadruk ligt op het anoniem verzamelen van kapitaal. Het minimumkapitaal in de NV bedraagt € 61.500. Dat bedrag moet volledig volstort zijn bij oprichting. De NV heeft minstens 2 vennoten nodig en een raad van bestuur met minimum 3 bestuurders.
Voordelen:
■ Alle vennoten zijn slechts beperkt aansprakelijk
■ De aandelen zijn in principe vrij overdraagbaar
■ Er kunnen winstbewijzen worden uitgegeven
Nadelen:
■ De oprichtingmodaliteiten zijn complex en relatief duur (registratierechten, notariële akte, publicatieverplichting)
■ Grotere boekhoudkundige en administratieve verplichtingen
■ Hoog startkapitaal
Vennootschap Onder Firma (VOF)
De VOF is de eenvoudigste vennootschapsvorm, het is een zuivere personenvennootschap. Dit betekent dat de vennootschap in principe ontbonden wordt door het overlijden van een vennoot en dat vennoten hun aandelen niet kunnen verkopen of schenken zonder akkoord van de medevennoten.
Voordelen:
■ Er is geen minimumkapitaal vereist
■ De oprichting kan via een onderhandse akte gebeuren (geen notaris nodig)
■ Het familiale karakter blijft bewaard
■ Beperkte verplichtingen op het gebied van openbaarmaking (o.a. geen jaarrekening publiceren)
Nadelen:
■ Alle vennoten zijn persoonlijk en onbeperkt aansprakelijk voor de schulden van de VOF
■ Het faillissement van de VOF brengt het faillissement van de vennoten met zich mee
Gewone Commanditaire Vennootschap (GCV)
De gewone commanditaire vennootschap bestaat uit werkende (beherende) vennoten en stille vennoten (geldschieters). In tegenstelling tot de werkende vennoten zijn de stille vennoten slechts beperkt aansprakelijk. Ze mogen zich echter niet inlaten met het bestuur van de vennootschap.
Voordelen:
■ De voordelen zijn dezelfde als bij een VOF
■ De stille vennoten zijn enkel aansprakelijk voor hun inbreng, hun privé-goederen kunnen niet aangetast worden
Nadelen:
■ De nadelen zijn dezelfde als bij een VOF
■ De stille vennoten mogen zich niet openlijk inlaten met het beheer van de vennootschap. Doen ze dat wel, dan worden ze onbeperkt aansprakelijk.
Coöperatieve vennootschap met beperkte of onbeperkte aansprakelijkheid (CVBA - CVOA)
De Coöperatieve Vennootschap is een vennootschap die samengesteld is uit een veranderlijk aantal vennoten met veranderlijke inbreng. De mogelijkheid bestaat om nieuwe leden op te nemen en vennoten uit te sluiten tegen terugbetaling van hun aandelen. Ze moeten worden opgericht door ten minste 3 personen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een CV met beperkte aansprakelijkheid en een CV met onbeperkte aansprakelijkheid.
Voordelen:
■ In de CVBA zijn alle vennoten slechts beperkt aansprakelijk voor het bedrag van hun inbreng
■ De vennoten kunnen gemakkelijk in- en uittreden
Nadelen:
■ In de CVBA is een notariële akte nodig voor de oprichting
■ Zware boekhoudkundige en administratieve verplichtingen
■ In de CVOA zijn alle vennoten onbeperkt aansprakelijk
Burgerlijke vennootschap
Burgerlijke vennootschappen zijn vennootschappen zonder een commercieel doel. Dit wordt bepaald door het doel dat in de oprichtingsakte is beschreven. Deze vennootschapsvorm wordt gebruikt door vrije beroepen zoals dokters, architecten of advocaten die geen handelsactiviteiten uitoefenen.
Het karakter van de vennootschap heeft onder andere belang voor de toepassing van:
■ De faillissementswet: alleen handelsvennootschappen kunnen failliet verklaard worden.
■ De bewijsregels: in handelszaken is het bewijs vrij.
De wet voorziet dat burgerlijke vennootschappen één van de vennootschapsvormen kunnen aannemen zonder hun burgerrechtelijke aard te verliezen.
De vennootschap oprichten
Een financieel plan opstellen
Wanneer u een NV, (E)BVBA, CVBA of Comm.VA wil oprichten, moet u eerst een financieel plan (laten) opstellen met betrekking tot de voorgenomen activiteiten. Dat plan geeft een gedetailleerd overzicht van de financiële inkomsten en behoeften gedurende de eerste twee werkjaren van de vennootschap. Het financieel plan wordt voorgelegd aan een notaris die het bewaart.
Als de onderneming failliet gaat tijdens de eerste drie jaar en achteraf blijkt dat het maatschappelijk kapitaal ontoereikend was voor de eerste twee werkjaren, dan kunnen de oprichters van de vennootschap aansprakelijk gesteld worden voor de verbintenissen die de vennootschap in het financieel plan heeft aangegaan.
Een oprichtingsakte opstellen
De statuten zijn bepalingen die in de oprichtingsakte van de vennootschap moeten worden opgenomen. Hierin staan onder andere de identiteit van de oprichters, naam en doel van de vennootschap, regeling met betrekking tot de algemene vergadering en andere regels die zullen gelden in de vennootschap.
■ Voor de oprichting van een VOF, CVOA en een GCV volstaat een onderhandse akte. Voor de publicatie ervan kunt u terecht bij Xerius Ondernemingsloket.
■ Bij de oprichting van een NV, Comm. VA, (E)BVBA en een CVBA is een authentieke akte vereist, opgemaakt door een notaris.
Voor een inbreng in natura is een verslag van een bedrijfsrevisor en een bijzonder verslag van de oprichters nodig.
De oprichtingsakte registreren, neerleggen en bekendmaken
De oprichtingsakte moet geregistreerd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën:
■ voor authentieke akten (notariële akten): binnen de vijftien dagen
■ voor onderhandse akten: binnen de vier maanden
Daarna moet het uittreksel uit de oprichtingsakte worden neerlegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel.
De vennootschap verkrijgt haar rechtspersoonlijkheid vanaf de dag waarop de bekend te maken uittreksels uit de oprichtingsakte neergelegd zijn.
Binnen de 15 dagen na de neerlegging moet het uittreksel van de oprichtingsakte ook gepubliceerd worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Dat gebeurt aan de hand van een formulier verkrijgbaar op de griffie van de Rechtbank van Koophandel. De griffie verzendt de nodige stukken zelf naar het Staatsblad.
De bekendmaking van de vennootschapsakten (o.m. de oprichtingsakte) is heel belangrijk. Het ontbreken ervan betekent dat de akte – behoudens uitzondering – niet inroepbaar is tegen derden. De vennootschapsakte kan slechts worden tegengeworpen aan derden vanaf de dag van bekendmaking, tenzij de vennootschap aantoont dat die derden er tevoren kennis van droegen.
De griffie zal de identificatiegegevens van de onderneming invoeren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en aan de vennootschap een ondernemingsnummer toekennen.
Aanleggen Vennootschapsregister
In de NV, de Comm.VA, de (E)BVBA, de CVBA en CVOA moet een vennootschapsregister worden aangelegd dat op de maatschappelijke zetel ter inzage ligt. Dit register vermeldt per vennoot: naam, beroep, adres, aantal aandelen en gedane stortingen. Ook de overdrachten worden in het register bijgehouden.
NAAR HET ONDERNEMINGSLOKET
Vooraleer u kunt starten als zelfstandig ondernemer, moet u enkele formaliteiten verrichten. Voor al deze formaliteiten kunt u sinds 2003 op één plek terecht: het ondernemingsloket. Het ondernemingsloket onderzoekt of u bekwaam bent om een eigen onderneming te starten en kent u vervolgens een ondernemingsnummer toe: de identiteitskaart van uw onderneming. Alle gegevens van uw onderneming worden door het ondernemingsloket ingegeven in de Kruispuntenbank van Ondernemingen (KBO). Zo zijn deze gegevens centraal verzameld en kunnen ze door alle officiële instanties opnieuw worden opgevraagd of, indien nodig, gewijzigd.
Vooraf
Zichtrekening
U moet een zichtrekening openen bij een financiële instelling. Voor een eenmanszaak kan deze best verschillend zijn van uw privé-rekening. Voor een vennootschap moet de rekening op naam van de vennootschap staan.
Vergeet zeker niet dit bankrekeningnummer te vermelden op al uw uitgaande documenten.
Voorafgaande vergunningen
Ook voor deze voorafgaande vergunningen, kunt u terecht bij uw ondernemingsloket:
■ machtiging ambulante handel of kermisattractie
■ vergunning beenhouwer - spekslager
■ beroepskaart
Voor meer info surf naar www.vliegendestart.be/vergunningen.
Inschrijven in de KBO
Indien u een handels- of ambachtsactiviteit gaat uitoefenen, moet u uw onderneming als commerciële of handelsonderneming laten inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Voor deze inschrijving kunt u terecht bij Xerius Ondernemingsloket.
Breng volgende gegevens zeker mee naar Xerius Ondernemingsloket:
■ identiteitskaart (eventueel beroepskaart)
■ bewijsstukken basiskennis bedrijfsbeheer en eventueel beroepskennis
■ bankrekeningnummer
■ de activiteiten die u wilt gaan uitoefenen
■ handelsbenaming
■ voor een vennootschap: bewijs van neerlegging van de statuten bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel
■ eventueel voorafgaande vergunningen
Als u een vennootschap hebt opgericht, dan krijgt u uw ondernemingsnummer van de griffie. Met dat ondernemingsnummer moet u langs Xerius Ondernemingsloket. Het ondernemingsloket zal een activiteitenlijst van uw vennootschap opstellen en uw ondernemersvaardigheden controleren. Pas nadat het ondernemingsloket de handelshoedanigheid heeft geactiveerd, kunt u van start gaan met uw onderneming.
Wat betaalt u aan Xerius Ondernemingsloket?
De overheid bepaalt een eenheidstarief per vestigingseenheid voor alle basisdiensten die het ondernemingsloket voor u kan uitvoeren. Dit tarief wordt jaarlijks geïndexeerd.
De tarieven van alle diensten van Xerius Ondernemingsloket, vindt u op: www.vliegendestart.be/diensten.
Surf naar www.vliegendestart.be/inschrijven en vul het formulier in.
Wij maken dan de inschrijving van uw onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen in orde en meteen ook uw inschrijving als zelfstandige bij Xerius Sociaal Verzekeringsfonds.
Ondernemersvaardigheden bewijzen
Als u in België een eigen zaak wilt opstarten, moet u over de nodige “ondernemersvaardigheden” beschikken. Sinds 1 januari 1999 moet elke KMO, natuurlijke persoon of rechtspersoon die een activiteit uitoefent, die via het ondernemingsloket in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) wordt ingeschreven, daarom een “basiskennis bedrijfsbeheer” bewijzen. Voor een aantal gereglementeerde beroepen moet u bovendien bijkomende beroepsbekwaamheid
aantonen. Deze maatregel is destijds ingevoerd om zoveel mogelijk faillissementen te vermijden. Deze verplichting geldt zowel voor eenmanszaken als voor vennootschappen en het is van geen belang of men start in hoofd- of in bijberoep.
Kennis bedrijfsbeheer
Wie bewijst de kennis bedrijfsbeheer?
In de eenmanszaak:
■ uzelf als ondernemingshoofd
■ een aangestelde:
• uw echtgeno(o)t(e)
• uw wettelijk samenwonende partner
• uw partner met wie u 6 maanden officieel samenwoont
• de zelfstandige helper die bloed- of aanverwant van het ondernemingshoofd tot in de derde graad is
• een werknemer met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur, die het dagelijkse beheer
daadwerkelijk uitoefent.
In de vennootschap
■ binnen de personenvennootschap (BVBA, VOF, …)
• altijd door het orgaan van de vennootschap: de zaakvoerder
■ binnen de kapitaalvennootschap (NV, CVOA, …)
• door het orgaan van de vennootschap: de (afgevaardigd) bestuurder
• door een werknemer, de directeur belast met de dagelijkse leiding
Hoe bewijst u de kennis bedrijfsbeheer?
U kunt uw basiskennis bedrijfsbeheer bewijzen aan de hand van diploma’s of op basis van ervaring.
Volgende diploma’s worden aanvaard als bewijs:
Akten afgeleverd na 30/09/2000
■ Diploma hoger onderwijs
■ Getuigschrift basiskennis bedrijfsbeheer
■ Gelijkwaardig verklaard buitenlands diploma, getuigschrift of precedent
■ Bestaand vestigingsgetuigschrift
■ Getuigschrift basiskennis bedrijfsbeheer uitgereikt door de centrale examencommissie
Akten afgeleverd voor 30/09/2000
■ Diploma hoger secundair onderwijs (ASO, TSO, KSO)
■ Diploma hoger secundair beroepsonderwijs afdeling handel, boekhouden, verkoop of kantoor
■ Attest eerste jaar ondernemersopleiding
■ Gelijkwaardig verklaard buitenlands diploma, getuigschrift of precedent
■ Attest of getuigschrift bedrijfsbeheer (avondschool – middenstandopleiding)
■ Getuigschrift basiskennis bedrijfsbeheer uitgereikt door de centrale examencommissie
■ Aanvullend getuigschrift over de basiskennis bedrijfsbeheer (afhankelijk van richting TSO of BSO)
Volgende ervaring opgedaan gedurende de laatste 15 jaar voldoet ook als bewijs:
■ 3 jaar in hoofdberoep of 5 jaar in bijberoep als zelfstandig ondernemingshoofd of als orgaan van het dagelijkse bestuur van een vennootschap
■ 5 jaar als zelfstandig helper
■ 5 jaar als bediende in een leidinggevende functie
Twijfelt u of uw diploma of ervaring in aanmerking komt? Bel ons op 078 15 00 15 of stuur een e-mail naar info@vliegendestart.be of surf naar www.vliegendestart.be/ondernemersvaardigheden.
Beroepskennis
Voor het uitoefenen van bepaalde beroepen moet u beroepskennis aantonen. Het gaat om beroepen waarover de overheid en de betreffende beroepsorganisatie geoordeeld hebben dat er een opleiding of ervaring vereist is om dit beroep te kunnen uitoefenen. De voorwaarden verschillen naargelang de moeilijkheid van het beroep. Een overzicht van deze gereglementeerde beroepen:
Fietsen en motorvoertuigen
• rijwielactiviteiten
• intersectorale kennis motorvoertuigen
• sectorale kennis motorvoertuigen tot 3,5 ton
• sectorale kennis motorvoertuigen boven 3,5 ton
Bouw en elektrotechniek
• ruwbouw
• dakdekkers- en waterdichtingsactiviteiten
• stukadoor-, cementeer-, en dekvloeractiviteiten
• schrijnwerkers- en glazenmakersactiviteiten
• installatietechnieken CV, klimaatregeling, gas en sanitair
• elektrotechnieken
• tegel-, marmer-, en natuursteenactiviteiten
• eindafwerking
• algemeen aannemer
Personenverzorging
• kapper/kapster
• schoonheidsspecialist(e)
• voetverzorg(st)er
• masseur/masseuse
• opticien
• dentaaltechnicus
• begrafenisondernemer
Voeding
• slager-groothandelaar
• restaurateur of traiteur-banketaannemer
• brood- en banketbakker
Andere
• installateur-frigorist
• droogkuiser-verver
Wie bewijst de beroepskennis?
In de eenmanszaak:
■ uzelf als ondernemingshoofd
■ een aangestelde:
• uw echtgeno(o)t(e)
• uw wettelijk samenwonende partner
• uw partner met wie u 6 maanden officieel samenwoont
• de zelfstandige helper die bloed- of aanverwant van het ondernemingshoofd tot in de derde graad is
• een werknemer met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
In de vennootschap:
■ door het orgaan van de vennootschap: de (afgevaardigd) bestuurder of zaakvoerder
■ door een werkende vennoot belast met de technische leiding (benoeming neergelegd ter publicatie in het Belgisch Staatsblad)
■ door een werknemer belast met de technische leiding (via een lastgevingovereenkomst)
Hoe bewijst u de beroepskennis?
Met akten en diploma’s:
■ eindakten uitgereikt door een onderwijsinrichting die door een gemeenschap ingericht, erkend of gesubsidieerd is
■ of een gelijkwaardig getuigschrift uitgereikt door de centrale examencommissie van de staat.
De akten verschillen naargelang de activiteit.
Door praktijkervaring:
U moet aantonen dat u praktijkervaring hebt opgedaan binnen een bepaalde periode (afhankelijk van uw beroep) voorafgaand aan uw inschrijving. Volgende ervaring geldt als bewijs:
■ zelfstandig ondernemingshoofd
■ mandataris of werkend vennoot in een vennootschap
■ zelfstandig helper
■ meewerkend echtgeno(o)t(e)
■ loontrekkende in een onderneming met een gereglementeerd beroep als activiteit
De duurtijd is verschillend voor de diverse beroepen en varieert tussen één en zeven jaar.
Vrijstelling van kennis bedrijfbeheer en beroepskennis
In volgende gevallen bent u vrijgesteld van kennis bedrijfsbeheer en beroepskennis:
Overlijden van een ondernemer:
■ de overlevende partner is definitief vrijgesteld indien zes maanden feitelijk samenwonend of gehuwd
■ de kinderen van een overleden ondernemer (natuurlijk persoon) zijn drie jaar vrijgesteld vanaf het overlijden of vanaf hun meerderjarigheid
Overname:
Bij identieke overname van de volledige handelszaak zijn de overnemers gedurende één jaar vrijgesteld van zowel bedrijfsbeheer als beroepskennis
Verworven recht:
Natuurlijke personen en vennootschappen die op 01/01/1999 waren ingeschreven in het handelsregister, zijn definitief vrijgesteld voor bedrijfsbeheer.
Voor de beroepskennis moeten we kijken vanaf wanneer een bepaald beroep gereglementeerd is om dit te beoordelen. Hiervoor kunt u best contact opnemen met Xerius Ondernemingsloket.
Vrijgestelde beroepen:
De beoefenaars van een beroep dat al door een andere wet is geregeld met betrekking tot de kennis bedrijfsbeheer, zijn vrijgesteld. Het gaat hier over de volgende beroepen:
• vastgoedmakelaar
• verzekeringsagent en -makelaar
• effectenmakelaar
• vervoerder van goederen over de weg
• vervoer van personen over de weg
• vervoerder van goederen over de binnenwateren
• directeur van een autorijschool
Niet-KMO
Een onderneming die geen kmo is, is vrijgesteld van het bewijs van de ondernemersvaardigheden (basiskennis bedrijfsbeheer en sectorale beroepsbekwaamheid).
Een onderneming is geen kmo zodra één van de volgende criteria van toepassing is:
- ze heeft op jaarbasis gemiddeld meer dan 50 werknemers gedurende de twee vroegere boekjaren. Alle werknemers moeten, wereldwijd, in aanmerking worden genomen voor zover ze werknemers zijn van dezelfde (rechts)persoon. Consolidatie van aantallen personeelsleden van verbonden rechtspersonen komt niet in aanmerking.
- de jaaromzet is groter dan € 7 miljoen of het jaarlijks balanstotaal is groter dan € 5 miljoen gedurende de twee vroegere boekjaren.
- meer dan 25% van de aandelen zijn in handen van één of meer grote ondernemingen.
De wetgever heeft dus niet alleen de grote ondernemingen (criteria 1 en 2) vrijgesteld, maar ook de dochterondernemingen van grote ondernemingen (criterium 3).
Activeren BTW hoedanigheid
Iedere persoon die op regelmatige basis een zelfstandige activiteit uitoefent en daarbij goederen levert of diensten verleent, is in principe BTW-plichtig, zelfs in bijberoep. Hierop zijn echter uitzonderingen: kijk op www.vliegendestart.be/BTW.
Xerius Ondernemingsloket maakt voor u de activering van de BTW in orde: via een internetapplicatie brengen wij het bevoegde BTW-controlekantoor snel op de hoogte.
Bijkomende vergunningen
Als starter hebt u vaak nog andere vergunningen nodig. Voorbeelden hiervan zijn de eetwarenvergunning, registratie als aannemer, transportvergunning, ….
Aanvraag eetwarenvergunning
Ondernemingen die voedingsmiddelen fabriceren, invoeren of in de handel brengen, moeten, afhankelijk van de aard van de activiteit, een erkenning, registratie of toelating hebben van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). Xerius Ondernemingsloket verzorgt voor u de aanvraag bij het FAVV op het moment dat u uw onderneming laat inschrijven in de KBO.
Aanvraag registratie als aannemer
Als aannemer van bouwwerken in onroerende staat kunt u een registratie als aannemer aanvragen. Dat kan belangrijk zijn omdat particulieren enkel recht hebben op belastingvoordeel in de personenbelasting als ze de werken laten uitvoeren door een geregistreerde aannemer. Bovendien genieten geregistreerde aannemers enkele voordelen wat betreft aansprakelijkheid.
Automatische registratie?
Eind 2010 heeft de federale regering in een wetsontwerp beslist om de registratieprocedure voor aannemers fors te vereenvoudigen.
Concreet zegt het wetsontwerp dat de registratie als aannemer automatisch wordt verkregen bij de inschrijving van de bouwonderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Wanneer deze nieuwe procedure definitief ingaat, was nog niet bekend bij het in druk gaan van deze brochure. Mogelijk moet u uw registratie als aannemer dus nog steeds aanvragen via het ondernemingsloket. Contacteer ons voor meer informatie.
Meer informatie en een overzicht van alle vergunningen vindt u op www.vliegendestart.be/vergunningen.
SOCIALE ZEKERHEID
Elke zelfstandige en elke vennootschap in België moet sociale bijdragen betalen. U moet zich daarvoor aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds, dat voor u de bijdragen int en het bedrag onmiddellijk doorstort aan de overheid. In ruil voor uw sociale bijdragen krijgt u bepaalde rechten. Zo verwerft u het recht op kinderbijslag, een ziekte- en invaliditeitsverzekering,
een faillissementsverzekering en een wettelijk rustpensioen.
De aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds is wettelijk verplicht en moet u bij uw start als zelfstandige in orde brengen. Sinds 1 april 2010 moet u zich onmiddellijk aansluiten, dus voor de aanvang van uw zelfstandige activiteit.
Bij een laattijdige inschrijving worden er onmiddellijk nalatingheidsintresten aangerekend op de verschuldigde bijdragen. Maak dus zo snel mogelijk uw aansluiting in orde, zo vermijdt u alvast onnodige kosten.
Een paar dagen na het doorsturen van uw aansluitingsverklaring ontvangt u een attest van aansluiting waarmee u bij uw ziekenfonds alles in orde kunt brengen.
Hoeveel moet u betalen?
Gevestigde zelfstandige
Elke zelfstandige moet om de drie maanden sociale bijdragen betalen. Deze kwartaalbijdragen worden berekend op het netto bedrijfsinkomen van drie jaar voordien, het zogenaamde “refertejaar”. Dit inkomen wordt aangepast aan het indexcijfer, dit gebeurt aan de hand van de herwaarderingscoëfficiënt die jaarlijks door de overheid wordt bepaald.
De kwartaalbijdrage is een wettelijk vastgelegd percentage op het geherwaardeerde inkomen. Hierbij telt u de werkingskosten van uw sociaal verzekeringsfonds. Xerius Sociaal Verzekeringsfonds rekent u hiervoor slechts 3,05% aan.
In hoofdberoep betaalt u altijd minstens de minimumbijdrage, zodat u steeds recht hebt op alle uitkeringen die aan het sociaal statuut voor zelfstandigen verbonden zijn.
De bijdragen moeten betaald worden per kwartaal en zijn ondeelbaar. Ongeacht wanneer u dus start of stopt binnen een kwartaal, u moet steeds het volledige bedrag betalen. Uw sociaal verzekeringsfonds stuurt u elk kwartaal een vervaldagbericht voor de bijdragen die u dat kwartaal verschuldigd bent. Het verschuldigde bedrag moet uiterlijk de
laatste dag van het kwartaal op de rekening staan van het sociaal verzekeringsfonds. Bij een laattijdige betaling wordt er een nalatigheidintrest aangerekend van 3% per kwartaal, daar bovenop wordt er op 1 januari nog eens een extra intrest van 7% aangerekend op het openstaande saldo van de bijdragen die dat jaar voor het eerst verschuldigd waren.
Via onze website www.vliegendestart.be kunt u zelf gemakkelijk uw sociale bijdragen berekenen of simuleren. Klik op “Tools” en vervolgens op “Bereken uw sociale bijdragen”, vul uw gegevens in en u krijgt meteen het verschuldigde bedrag te zien. Als startende zelfstandige kunt u hier een simulatie maken.
Zo weet u, als starter, op voorhand hoeveel sociale bijdragen u zult moeten betalen.
Starters
Een beginnende zelfstandige kan uiteraard niet betalen op het inkomen van drie jaar terug. Daarom betaalt u als
startende zelfstandige gedurende de drie eerste jaren een voorlopige bijdrage. Voor de berekening kunt u kiezen
uit 2 systemen:
1. voorlopige bijdrage berekend op het minimum inkomen
2. verhoogde voorlopige bijdragen op een door u geschat inkomen.
– Dit systeem biedt de volgende voordelen:
o u zult achteraf niet geconfronteerd worden met zware herzieningen,
o u betaalt hogere sociale bijdragen, die u volledig kunt aftrekken als beroepskosten, waardoor u minder belastingen moet betalen,
o uw inkomen van de drie eerste jaren daalt doordat u hogere bijdragen betaalt. Hierdoor betaalt u ook in het 4e, 5e en 6e jaar minder sociale bijdragen,
o u ontvangt bij de herziening een bonus van 0,75% per kwartaal op het bedrag dat u meer betaalt dan het wettelijk voorziene minimum.
Zodra uw sociaal verzekeringsfonds de definitieve inkomsten krijgt via de fi scus, zullen de voorlopige bijdragen jaar per jaar herzien worden. Hebt u de eerste drie jaar te weinig voorlopige bijdragen betaald, zult u het verschil moeten bijbetalen. Hebt u teveel betaald, dan zult u het verschil terugkrijgen.
Startende zelfstandigen genieten gedurende de drie eerste jaren van een verlaagd bijdragepercentage.
Vrijstelling van bijdragen
Wanneer u als zelfstandige in hoofdberoep kunt aantonen dat u behoeftig bent of deze toestand benadert, kunt u vragen om vrijgesteld te worden van uw sociale bijdragen. U moet uw aanvraag indienen bij uw sociaal verzekeringsfonds, zij maken die over aan de Commissie voor Vrijstelling.
U vindt dit aanvraagformulier op onze website: www.vliegendestart.be/documenten.
Voor meer informatie hierover, neemt u best contact op met uw dossierbeheerder bij Xerius.
Wat krijgt u voor uw sociale bijdragen?
Gezinsbijslag
De gezinsbijslag bestaat uit kraamgeld en kinderbijslag
Kraamgeld
Verwacht u een kindje? Dan hebt u recht op kraamgeld.
Het kraamgeld is een eenmalige tegemoetkoming bij de geboorte van uw kind.
Vanaf de zesde maand zwangerschap kunt u het kraamgeld aanvragen bij uw sociaal verzekeringsfonds. Bij uw aanvraag voegt u ofwel een geneeskundig getuigschrift met de vermoedelijke geboortedatum indien u de aanvraag doet voor de geboorte, ofwel het geboorteattest indien u de aanvraag doet na de geboorte.
Is één van de rechthebbenden binnen het gezin werknemer, dan dient dit gezinslid
het kraamgeld aan te vragen. Vanaf de tweede maand voor de vermoedelijke geboortedatum kan de som worden uitbetaald.
Kinderbijslag
De kinderbijslag wordt aan de bijslagtrekkende uitbetaald, dit is meestal de vader of moeder.
Valt een van de rechthebbenden binnen het gezin onder een voordeliger statuut dan dat van de zelfstandige (werknemer, sociale uitkering ,…), dan dient dit gezinslid de kinderbijslag aan te vragen.
De kinderbijslag wordt uitbetaald aan schoolgaande kinderen tot 25 jaar. Vanaf de leeftijd van 6, 12 of 18 jaar komt er een gedeelte leeftijdsbijslag bij. Deze leeftijdsbijslag geldt echter niet voor uw enige of jongste kind.
Ziekte- en invaliditeitsverzekering
Als zelfstandige hebt u recht op een gedeeltelijke terugbetaling van medische kosten zoals doktersbezoek, aankoop van geneesmiddelen, heelkundige ingrepen, verblijf in het ziekenhuis,…
Een gedeelte van deze kosten wordt niet terugbetaald; het zogenaamde remgeld.
Om recht te hebben op deze terugbetaling moet u aangesloten zijn bij een ziekenfonds (zie pagina 24) en moeten uw sociale bijdragen van de 2 voorbije jaren betaald zijn.
Daarnaast hebt u recht op een dagvergoeding van het ziekenfonds, wanneer de geneesheer van het ziekenfonds u volledig arbeidsongeschikt verklaart. Gedurende deze periode van arbeidsongeschiktheid mag u geen enkele beroepsactiviteit uitoefenen, tenzij u hiervoor uitdrukkelijk toelating krijgt van uw medisch adviseur.
Gedurende het eerste jaar, “de primaire arbeidsongeschiktheid”, moet u volledig ongeschikt zijn om uw beroep uit te oefenen. U krijgt dan vanaf de tweede maand de dagvergoeding van uw ziekenfonds.
Vanaf het tweede jaar ongeschiktheid, “invaliditeit”, mag u niet meer in staat zijn om eender welk voor u passende beroep uit te oefenen. De beoordeling hiervan gebeurt door de adviserend geneesheer van het RIZIV. De uitgekeerde dagbedragen verschillen naargelang de gezinssituatie en of u beroep kunt doen op hulp van derden.
De meest recente bedragen vindt u op: www.vliegendestart.be/uitkeringen.
Moederschaprust - dienstencheques
De moederschaprust voor zelfstandigen bedraagt maximaal acht weken (bij een meerling: negen weken). Sinds 1 januari 2009 moet de moeder daarvan nog maar drie weken verplicht opnemen; één week voor en twee weken na de bevalling.
De overige vijf weken (bij een meerling: zes weken) kan de moeder naar keuze opnemen in periodes van zeven kalenderdagen:
– vanaf drie weken tot zeven dagen voor de vermoedelijke bevallingsdatum
– vanaf de derde week tot 23 weken na de bevalling.
Uiterlijk een maand na afl oop van de moederschaprust ontvangt u van het ziekenfonds het volledige bedrag.
Om zelfstandig werkende vrouwen tijdens en na het bevallingsverlof bij te staan, hebben zij ook recht op moederschaphulp onder de vorm van dienstencheques. Deze cheques moet u aanvragen via uw sociaal verzekeringsfonds voor het einde van de 15e week volgend op de geboorte. De formulieren vindt u op www.vliegendestart.be/documenten.
Pensioen
Zodra u met pensioen gaat, ontvangt u maandelijks een pensioenbedrag.
De berekening van het wettelijk uit te betalen pensioen gebeurt door het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ). Deze dienst zet zelf de nodige stappen om uw loopbaan en de geleverde bijdragen na te gaan. Alleen bij vervroegd pensioen moet u nog zelf de aanvraag indienen via uw gemeente. De jaren tot en met 1983 worden forfaitair berekend, vanaf 1984 staat het pensioen in verhouding tot de belastbare beroepsinkomsten.
Sinds 01/01/2009 is de pensioenleeftijd voor man en vrouw gelijkgeschakeld op 65 jaar.
Een volledige loopbaan bedraagt nu voor beiden 45 jaar. Vanaf een beroepsloopbaan van minstens 35 jaar kunt u ook met vervroegd pensioen vanaf 60 jaar, maar verliest u wel defi nitief 3% tot 25% van uw pensioen, tenzij u een loopbaan van minstens 42 jaar kunt aantonen.
Ook als u reeds een pensioen ontvangt, mag u uw zelfstandige activiteit voortzetten. Weliswaar op beperkte basis, als u uw pensioen niet gedeeltelijk of volledig wil verliezen. Het jaarinkomen dat u mag verdienen, zonder uw pensioen te verliezen, hangt af van uw leeftijd, pensioenregeling en eventuele gezinslast. De exacte bedragen voor dit jaar vindt u op onze website www.vliegendestart.be/gepensioneerde.
Faillissementsverzekering
In het geval van een (niet-frauduleus) faillissement, krijgt u gedurende 12 maanden een faillissementsvergoeding en blijft u een jaar lang gratis in regel met uw sociale zekerheid.
U krijgt deze vergoeding wel enkel als u geen ander gelijkwaardig statuut heeft. Deze uitkering is, sinds 1 juli 2007, gestegen tot op het niveau van het minimumpensioen voor zelfstandigen.
Familieplan: palliatief verlof
In het kader van het “Familieplan” is vanaf 1/01/2010 een regeling aangaande palliatief verlof in werking getreden.
Een zelfstandige die de beroepsactiviteit tijdens minstens 4 opéénvolgende weken stopzet om palliatieve zorgen te geven aan kind of partner, heeft recht op een forfaitaire uitkering gelijk aan 2 maanden minimumpensioen.
De meest recente informatie vindt u steeds op onze website: www.vliegendestart.be.
Aansluiten bij het ziekenfonds
Als u als zelfstandige start, dient u eveneens aan te sluiten bij een ziekenfonds.
U bent nog op zoek naar een ziekenfonds? Dan stellen we u graag Xerius Ziekteverzekering voor. Een jonge organisatie met een frisse kijk op gezondheidszorg. Xerius Ziekteverzekering is bovendien volledig onafhankelijk van medische, politieke of ideologische instanties, zoals alle Xerius-afdelingen.
– Speciale aandacht voor jongeren en gezinnen
– Een enthousiast team
– Glasheldere informatie
– Een volledig onafhankelijke ingesteldheid
– Scherpe tarieven
– Heel wat extra’s
– Interessante keuzepakketten
– Voordelige vakantieformules
Meer informatie hierover kunt u vinden op onze website www.vliegendestart.be/ziekteverzekering.
BOEKHOUDKUNDIGE VERPLICHTINGEN
Boekhouding
Vereenvoudigde boekhouding
Zeer kleine ondernemingen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, voor zover alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw volledig en naar tijdsorde worden geregistreerd in tenminste drie dagboeken:
■ een financieel dagboek
■ een inkoopboek
■ een verkoopboek
Deze ondernemingen moeten bovendien tenminste eens per jaar een inventaris opmaken van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen en alle bronnen bestemd voor de uitbating. “Zeer kleine ondernemingen” zijn ondernemingen die cumulatief aan de volgende voorwaarden beantwoorden:
– het moet gaan om natuurlijke personen die koopman zijn, om vennootschappen onder firma (VOF) of om gewone commanditaire vennootschappen (GCV);
– de omzet (exclusief BTW) over het laatste boekjaar mag niet meer bedragen dan € 1.000.000.
Dubbele boekhouding
Handelszaken en vennootschappen die geen “zeer kleine onderneming” zijn, moeten een dubbele boekhouding voeren volgens het wettelijke schema, een jaarlijkse inventaris en een jaarrekening opmaken.
De jaarrekening wordt voor onderzoek en ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering, die daartoe wordt bijeengeroepen. Binnen de dertig dagen na die goedkeuring moet ze worden neergelegd bij de Nationale Bank, die de inhoud ervan controleert.
Indien de onderneming als “kleine onderneming” kan beschouwd worden, kan zij een “verkorte” jaarrekening indienen en moet zij geen beheersverslag opmaken.
B.T.W.
BTW verplichtingen
Als BTW-plichtige hebt u de volgende verplichtingen:
– bij aanvang, wijziging of stopzetting van uw activiteit moet u hiervan binnen de maand aangifte doen bij uw BTW-controlekantoor of ondernemingsloket
– een factuur afl everen voor alle verrichte leveringen en daarop de correcte BTW (6, 12 of 21%) aanrekenen, bij levering aan privé-personen is er meestal geen factuur vereist
– de verschuldigde BTW voor de afgelopen periode aan de staat betalen
– uw BTW-boekhouding bijhouden, op papier of elektronisch:
o een inkomend en uitgaand facturenboek
o een dagontvangstenboek
o een tabel van bedrijfsmiddelen
– periodieke BTW-aangifte indienen
o indien de jaaromzet groter is dan € 1.000.000 is men verplicht maandelijkse aangifte te doen
o indien de jaaromzet kleiner is dan € 1.000.000 kan men kiezen voor de kwartaalaangifte
o forfaitaire aangifte
De administratie aanvaardt dat voor sommige beroepen de BTW wordt berekend op een forfaitaire wijze. De omzet wordt dan bepaald op basis van aankopen en/of geleverde prestaties. Dit kan ondermeer voor kappers, bakkers, beenhouwers, caféhouders, apothekers, schoenherstellers, …
– vrijstelling van BTW
Belastingplichtigen met een jaaromzet van minder dan € 5.580 komen in aanmerking voor de vrijstelling van BTW. Zij moeten geen BTW-aangifte doen en ook geen BTW aanrekenen op hun uitgaande factureren. Zij kunnen anderzijds ook geen BTW recupereren van de inkomende facturen.
Belastingen betalen
Personenbelasting
Als zelfstandige doet u ieder jaar een belastingaangifte. De Administratie der Directe Belastingen berekent aan de hand daarvan hoeveel u moet betalen en stuurt u een aanslagbiljet. Als u voor de eerste keer een belastingaangifte moet doen als zelfstandige, moet u bij het belastingkantoor Deel II van de belastingaangifte aanvragen.
U betaalt belastingen op uw netto beroepsinkomen, dat wordt berekend door uw beroepskosten af te trekken van uw bruto beroepsinkomsten. Beroepskosten moeten aan vier voorwaarden voldoen:
- Ze moeten verband houden met uw beroep, van gemengde kosten komt alleen het beroepsmatige gedeelte in aanmerking.
- Ze moeten voor het eind van het jaar betaald zijn.
- Ze moeten gemaakt zijn met de bedoeling belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden.
- De kosten moeten bewezen zijn, aan de hand van facturen of ontvangstbewijzen. Als u niet over concrete bewijsstukken beschikt, moet u de controleur van de belastingen op een andere manier kunnen bewijzen dat u de kosten daadwerkelijk hebt gemaakt. In een aantal gevallen kunt u uw beroepskosten forfaitair berekenen. Sla er een belastinggids op na of ga te rade bij uw boekhouder of accountant voor meer informatie.
Als zelfstandige moet u belastingen voorafbetalen, anders krijgt u een belastingvermeerdering. Als starter bent u wel gedurende de eerste vier jaren vrijgesteld van die vermeerdering. Als u als starter toch voorafbetalingen doet, krijgt u wel belastingvermindering.
Vanaf het vierde jaar betaalt u dus elk kwartaal een deel van uw belastingen vooraf. Uw boekhouder of accountant kan u helpen bepalen hoeveel u best voorafbetaalt.
Vennootschapsbelasting
In een vennootschap worden de belastingen berekend op basis van de winst. Om de winst te bepalen, worden de bewezen uitgaven afgetrokken van de inkomsten. Ook het loon dat uw vennootschap aan de zaakvoerders uitbetaalt, is een aftrekbare beroepskost.
Net als voor eenmanszaken, is het voor vennootschappen raadzaam voorafbetalingen te doen. Voor meer informatie over de vennootschapsbelasting gaat u best aankloppen bij uw boekhouder of accountant.
Bezoldigingen aan bedrijfsleiders
Als mandataris of werkend vennoot moet u belastingen betalen op de inkomsten uit uw vennootschap. De term ‘bezoldigingen aan bedrijfsleiders’ verwijst naar die inkomsten. Uw loon maakt daar deel van uit, maar ook andere voordelen en inkomsten, zoals een deel van de huur die u krijgt als u een gebouw verhuurt aan uw vennootschap.
Als bedrijfsleider kunt u ook beroepskosten inbrengen. U kunt kiezen voor een forfaitaire kost van 5%, berekend op de vergoedingen die u ontvangt, maar u kunt ook uw werkelijke kosten bewijzen. Om aftrekbaar te zijn, moeten die kosten aan dezelfde voorwaarden voldoen als de beroepskosten in een eenmanszaak of vennootschap. Denk eraan dat u op uw bezoldigingen bedrijfsvoorheffing moet betalen.
