Bedrijven bereiden zich best voor op griepvirus
Volgens de Nederlandse viroloog en politiek adviseur Ab Osterhaus kan het drie richtingen uit. “De griep dooft uit, er komt een pandemie met de milde variant van het huidige influenza A/H1N1-virus, of het virus muteert in een agressieve variant. Of dat zal gebeuren, is onzeker, maar de kans bestaat.”
Een pandemie bestaat traditioneel uit meerdere golven. Elke golf duurt negen tot twaalf weken. De geschiedenis, met voorbeelden zoals de Spaanse en de Hongkong-griep, leert dat een pandemie uiteindelijk vijfhonderd tot achthonderd kalenderdagen duurt. Over die periode zal zestig procent van de bevolking met de griep te maken krijgen. Volgens griepcommissaris Marc Van Ranst zou de griep deze winter voor zo’n drie miljoen zieken kunnen zorgen. Tijdens pieken zou zo’n dertig procent van de bevolking ziek zijn of thuis blijven om voor zieken te zorgen of uit voorzorg. “Momenteel is de problematiek mild, maar een agressief virus, dat zich veel vlugger verspreidt en ook een ernstigere vorm van griep veroorzaakt, kan zeer snel toeslaan”, zegt een woordvoerder van Tamiflu-producent Roche. “Een bedrijf heeft dan hooguit drie à vier weken om alles in orde te brengen.”
afwachten
“Ik hoop dat we binnen een jaar kunnen zeggen dat deze onzin ons voorbijgeraasd is. Maar ik weet het niet. We zullen sowieso milde of erge gevolgen moeten trotseren”, zegt expert noodplanning Luc Rombout van CEMAC. Rombout is een van de weinige riskmanagers in ons land die zich op de ‘kleine’ markt van de continuïteitsplanning heeft gestort. “De sterkte van ons land is dat we improvisatietalent hebben. Maar verder zijn we hopeloos laat. Rombout zetelt in de Board van de International Association of Emergency Managers (IAEM) en kan zo de situatie en de maatregelen in binnen- en buitenland een beetje vergelijken. In Groot-Brittannië heeft men bijvoorbeeld gedurende een schooljaar alle lessen opgenomen. Wanneer men daar zou beslissen om de school te sluiten, kan elke leerling binnen de 24 uur de les digitaal volgen van thuis uit. “Het valt me op dat de Belgische houding gebaseerd is op ‘We doen het dàn wel’. Er is nog nooit berekend hoeveel chauffeurs er nodig zijn om tijdens een grieppiek alle geneesmiddelen of thuismaaltijden daar te brengen waar ze horen te zijn. We gaan er vanuit dat we die dan wel zullen hebben”, aldus Rombout.
oplossingen
“Om continuïteitsrisico’s zoals de Mexicaanse griep onder controle te houden, moet men enerzijds preventieve acties ondernemen en anderzijds herstelplannen uitschrijven voor wanneer de pandemie het bedrijf binnensluipt”, zegt Johan Haelterman van Grant Thornton. “Preventief kan men bijvoorbeeld vaccins gaan toedienen, iets wat veel bedrijven al doen bij normale griep. Maar vandaag is het vaccin tegen de Mexicaanse griep (nog) niet beschikbaar. Het is dus essentieel om alle personeel te herinneren aan de basiselementen van goede hygiëne op de werkvloer. In sommige bedrijven is het ‘bon ton’ om ook te komen werken als men wat grieperig is. Dat moet je uiteraard vermijden. Een goede communicatie naar en met het personeel is dus uitermate belangrijk.”
“Elke onderneming zou al lang een COO-plan moeten hebben, een ‘Continuity of Operations’-plan. Wie er geen heeft, is eigenlijk onverantwoord bezig. Het is niet voldoende dat de CEO zegt dat hij niet ziek zal worden”, geeft Rombout aan. “Grote ondernemingen hebben doorgaans crisisplannen in de schuif liggen. Andere ondernemingen moeten zich nog voorbereiden. Maar ook waar de draaiboeken in de kast liggen, moeten ze nu bovengehaald en geactualiseerd worden. Draaiboeken gaan immers meestal uit van specifieke risico’s, eigen aan de activiteit van het bedrijf, en zullen vaak niet voorzien zijn op een grieppandemie.”
Via influenza.be biedt het interministerieel commissariaat influenza een voorbeeldsjabloon aan voor de opmaak van een ‘Business Continuity Plan’. “Het gaat om een Nederlandse vertaling van een Amerikaans sjabloon uit 2003. Het sjabloon telt acht pagina’s. Eigenlijk is het een managementplan om een continuïteitsplan op te stellen. Mij lijkt de situatie ietwat te simpel voorgesteld”, zegt Rombout. Uitvoeriger is het document dat de Nederlandse overheid verspreidt. Die Nederlandse ‘handleiding bedrijfscontinuïteit bij grieppandemie’ dateert van maart 2008 en is gebaseerd op internationale literatuur. “Die handleiding is zeer praktisch. De bijlage A ervan is eigenlijk wat België op influenza.be aanbiedt.” Opvallend en tegelijk zeer tekenend, is hoeveel informatie influenza.be bevat voor burgers, geneeskundigen, ziekenhuizen enz. en hoe weinig informatie en advies de website geeft voor bedrijven, niet enkel over hoe ze de pandemie kunnen aanpakken en zich daarop organiseren, maar in het bijzonder ook rond kritische nutsvoorzieningen.
juiste vragen
Een goede voorbereiding begint bij het analyseren van alle processen en alle functies in en rond de onderneming. Johan Haelterman: “Je moet naar alle stakeholders kijken: personeel op de werkvloer, familieleden van het personeel, klanten, leveranciers, concurrenten, aandeelhouders, arbeidsgeneesheer, lokale overheid,… Dan moet je de vraag stellen in welke mate ze betrokken moeten worden bij de voorbereidende werkzaamheden en naar wie men moet communiceren.” De hoofdzaak is de continuïteit onder controle hebben. “Een bedrijf moet in geval van crisis ervoor zorgen geen imagoverlies te lijden en ook haar financiële stromen onder controle te hebben”, zegt Haelterman. “Je kan de zaak benaderen vanuit de waardeketen: welke producten en diensten zijn belangrijk om als onderneming te overleven? Daaruit volgt: welke interne functies heb ik nodig om die te verkopen, te produceren, te verdelen of om geld te innen? Daarnaast zijn er externe functies, m.a.w. leveranciers die nodig zijn om de continuïteit van grondstoffen, transport en andere kritieke diensten te voorzien. Enkel zo kan je een gezonde kasstroom en dus financiële continuïteit waarborgen.”
De onderneming moet haar functies opdelen in functies die kritiek zijn en niet onderbroken mogen worden; functies die essentieel zijn en bijvoorbeeld gedurende twaalf uur onderbroken kunnen worden; functies die belangrijk zijn maar wat langer mogen stilvallen; en dan de overige taken. Aan de andere zijde staan dan de inzetbare middelen. Daarbinnen kan je dan met ernstgraden werken, waarbij procedures worden uitgeschreven voor elk van de verschillende ernstgraden. “Een COO-plan opstellen, is zeer simpel”, vertelt Rombout. “Het is pure middeleneconomie. Iedereen die er de tijd voor neemt, kan eraan beginnen. Je moet gewoon de juiste vragen durven stellen. Hoe gaan we ons organiseren als we een stuk van de organisatie kwijt zijn? Wat ga ik doen met mensen die bang zijn om ziek te worden op het werk? Wat ga ik doen met mensen die thuiszorg willen verlenen? Wat doe ik met leveranciers, heb ik daar alternatieven voor wanneer er eentje uitvalt? Hoe breng je klanten op de hoogte wanneer er vertragingen optreden? Wat kan en wil ik doen met middelen die ik heb en hoe organiseer ik me erop? Maar dan moet je wel de competenties en kwalificaties van je mensen in kaart gebracht hebben en weten of je die mensen een andere taak kan geven indien nodig. Kan een heftruckchauffeur ook een vrachtwagen besturen? En mag dat zomaar? Zo’n kwesties bespreek je ook best op voorhand. Want wanneer de vraag zich voordoet, heb je geen tijd meer om met de vakbonden aan tafel te gaan zitten.”
De logica van het verhaal is essentieel voor elke onderneming, ook voor kleine organisaties. Rombout: “Wat als mijn netwerkbeheerder verongelukt, de nutsvoorzieningen uitvallen of mijn leverancier geheel of gedeeltelijk wegvalt? Er is geen pandemie nodig om het nut in te zien van een denkoefening hierover, zeker ook in economisch onzekere tijden, wanneer de financiële reserve vaak niet meer voorhanden is om dergelijke situaties ‘zonder schrammen’ te overleven. Misschien is de pandemie dan niet alleen een dreiging, maar ook een ideaal moment om even stil te staan bij iets waar we al lang hadden over moeten nadenken.”
Voorbereiden in praktijk
Hoe doen zij het?
Hoe gaan de ondernemingen om met de grieppandemie? We gingen op pad en stelden de vraag aan enkele bedrijven met uiteenlopende activiteiten.
Zowel in de voorbereiding als tijdens een eventuele pandemie is een duidelijke taakverdeling nodig. Bij BASF Antwerpen is de coördinatie van het actieplan in handen van bedrijfsgeneesheer Hugues François. “Intern loopt een uitgebreide communicatiecampagne bij de medewerkers”, zegt BASF-woordvoerder Jan Van Doorslaer. “Preventief werden in het bedrijfsrestaurant dispensers geplaatst met een ontsmettende gel. Iedereen die het restaurant betreedt of verlaat, wordt gevraagd om de handen te ontsmetten. Per dag gaat het om zo’n 1.000 mensen. We gaan nu de noodzakelijke minimumbezetting van de verschillende installaties in kaart brengen.”
Bij Janssen Pharmaceutica in Beerse, onderdeel van Johnson & Johnson, is het voorlopig business as usual. Maar het bedrijf is zeer alert. De projectgroep die alle acties coördineert, wordt geleid door de Preventiedienst met belangrijke input van de bedrijfsgeneeskundige dienst. Dokter Ludo Lauwers is directeur bij Janssen. “De taskforce is nu volop bezig met het nog scherper maken van het continuïteitsplan. Onze voorraad aan hulpmiddelen, zoals maskers, handschoenen, wegwerpoveralls en geneesmiddelen, wordt uitgebreid.
“We hebben ook R&D-processen en -onderzoeken die over verschillende jaren lopen. Het zou een ramp zijn mochten we onze studies rond nieuwe geneesmiddelen die nu in een proeffase zitten, moeten stopzetten, omdat de bevoorrading onderbroken is. ”
De Var verzorgt de regie van reclamecampagnes op de VRT. Het gaat om een vrij kleine organisatie, waarbij heel specifieke taken worden uitgevoerd door kleine teams van vaak niet meer dan twee personen. “We hebben onze kritische bedrijfsprocessen in kaart gebracht en een inventaris opgesteld van wie daarbij betrokken is en waar extra back-ups nodig zijn”, zegt general manager Anny Wuyts.
“We weten nu welke mensen een taak die ze nu niet doen, kunnen overnemen en waar er eventueel extra opleiding nodig is. Bovendien hebben we er ook voor gezorgd dat kritische processen en taken gedelokaliseerd kunnen uitgevoerd worden.”
Het schoonmaak- en onderhoudsbedrijf Gom, dat deel uitmaakt van Facilicom Services Group, heeft zijn continuïteitsplan uitgestuurd naar klanten en ook gewoon op het web gepubliceerd. Klanten reageren zeer positief en kunnen er zich ook zelf door laten inspireren.” Het continuïteitsplan bevat ook spelregels voor wanneer Facilicom-medewerkers op verplaatsing met contaminatie in contact zouden komen. “We suggereren klanten om extra maatregelen te nemen, bijvoorbeeld door in plaats van gewone handzeep ontsmettende zepen te voorzien. Het contingencyplan van Facilicom vindt u hier.
Voka publiceert nog in september een Vokawijzer ‘De continuïteit van uw bedrijf bij grieppandemie’, met praktische tips, informatie en bronnen voor het opstellen van uw continuïteitsplan. De Vokawijzer bevat ook juridische informatie over welke preventieve en andere maatregelen u wel en niet aan uw medewerkers kan opleggen. U kan deze Vokawijzer nu reeds aanvragen via info@voka.be. De Vokawijzer is exclusief voor Voka-leden.
Meer informatie over een goede voorbereiding op een mogelijke grieppandemie vindt u op www.voka.be/griep. U vindt er ook de handleiding van het Commissariaat Influenza en die van het Nederlands ministerie van Volksgezondheid.
Auteur : Hans Housen
Bron : Vokatribune september 2009