Nieuws

Hij wil daarmee vermijden dat werkzoekenden ontmoedigd raken. Voka vindt een boete een brug te ver, maar roept alle bedrijven op om elke sollicitatie te beantwoorden. Niet het minst voor het imago van uw bedrijf.

Voka zegt het al langer: wanneer de economie weer aantrekt, zal er een krapte ontstaan op de arbeidsmarkt omdat de babyboomers stilaan allemaal met pensioen gaan. Het wordt zelfs de ‘war for talent’ genoemd. In die omgeving moeten de Vlaamse bedrijven zich als goede werkgever profileren. Maar heel wat ondernemingen staan daarin nog niet ver genoeg.

geen antwoord

Een kleinschalig onderzoek van het Radio 1-programma Peeters & Pichal wijst ook in die richting. Een medewerkster solliciteerde voor veertig banen als bediende personeelsadministratie. Alle vacatures stonden op de site van VDAB en pasten binnen haar CV en ervaring. De helft van de veertig sollicitaties gebeurde via e-mail, de andere helft via de post. Drie weken na het versturen, antwoordden slechts veertien bedrijven op Ellens sollicitatie. Dat is nauwelijks 35 %. Ruim tweederde stuurde dus geen antwoord. Dat is vooral zo bij sollicitaties per brief (80%), een sollicitatie per e-mail kreeg nog in de helft van de gevallen een antwoord. Tweederde van de antwoorden kwam per telefoon, een derde per e-mail. Tot slot keken Peeters & Pichal ook naar de aard van de antwoorden: 21% van de antwoorden waren standaardmails, in 36% van de gevallen meldde het bedrijf dat de functie bezet is en 43% van de antwoorden was een vraag om een afspraak te maken voor een gesprek.
In de uitzending reageerde namens de bedrijven Peter Leyman, gedelegeerd bestuurder van Voka. Hij erkende dat sollicitanten een antwoord verdienen, maar wees de idee af van een boete als stok achter de deur wegens onnodig en een bijkomende administratieve overlast. Hij beloofde dat Voka zijn leden-bedrijven zou sensibiliseren om elke sollicitatie te beantwoorden. Uit die belofte vloeide het artikel voort dat u nu leest.

case: Televic

“Bedrijven beboeten omdat ze niet antwoorden op een sollicitatie is belachelijk”, vindt Lieven Danneels, CEO van het Izegemse Televic, een multimediabedrijf met 200 werknemers in België en nog eens 200 daarbuiten. “Als een bedrijf ervoor kiest om niet beleefd te zijn, dan weet een sollicitant ook met wat voor bedrijf hij te maken heeft. We zijn toch volwassen mensen, hé. Bovendien kan je je afvragen of we dan ook sollicitanten moeten beboeten die niet komen opdagen voor een gesprek, of die aan het eind van de rit toch geen contract tekenen.”
Zelf geeft Danneels met zijn bedrijf het goede voorbeeld. “Elke binnenkomende sollicitatie stoppen we in ons HR-programma, zo vergeten we niemand en zien we ook wanneer iemand een tweede keer solliciteert. Iedereen krijgt van ons een antwoord, positief of negatief. Een reden van afwijzing geven we niet schriftelijk, maar als een sollicitant ons daarover opbelt, dan krijgt hij een eerlijk antwoord. Dat past in ons verhaal rond employer branding. We hebben een onderzoek uitgevoerd bij huidige en voormalige werknemers, en bij onze sollicitanten. Daaruit bleek vooral dat we meer rond waarden en corporate cultuur moesten werken. Dat straalt uit op alle domeinen van ons HR-beleid, waar we nu verder rond werken.”

Zes tips voor het beantwoorden van sollicitaties

“Sollicitanten zijn personen die een aanbod doen aan een onderneming”, zegt Peter Frans Anthonissen, specialist reputatiemanagement. “Wie niet, slecht of onhandig antwoordt, brengt de reputatie van zijn onderneming schade toe. Een professioneel antwoord daarentegen bevestigt de faam van uw onderneming als professionele
organisatie. Vele bedrijven hebben in deze crisistijden geen vacatures, maar toch ontvangen ze spontane sollicitaties. Al die werkzoekenden verdienen het om met respect te worden behandeld.” Hij geeft zes eenvoudige tips en één stevige bedenking.

1. Laat sollicitaties per mail toekomen op een dedicated mailadres  (bv. sollicitaties@mijnonderneming.be)
2. Installeer op dat adres een automatische reply die de ontvangst  van elke mail meteen bevestigt.
3. Maak een administratief (super)medewerker op uw HRM-dienst  verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling (het bijhouden en  snel beantwoorden) van alle innenkomende sollicitaties, zowel per mail als per brief.
4. Expliciteer die opdracht in zijn of haar taakomschrijving, en reken die persoon er bij het evaluatiegesprek op af.
5. Bereid een aantal standaard antwoordbrieven voor (van het genre  “uw profiel beantwoordt niet aan onze wensen” – “de vacature is ondertussen ingevuld” – “we hebben helaas op dit ogenblik geen vacature” – etc.), zodat uw medewerkers zo min mogelijk administratief werk hebben met het beantwoorden. Hou een wervingsreserve bij: wie weet komt een bepaalde sollicitatie u later toch nog van pas.
6. Maar zorg er voor dat het resultaat toch alle kenmerken vertoont van een persoonlijk antwoord, dus met bv. de naam van de sollicitant in de aanhef van de brief of de mail (“Geachte mevrouw Peeters”, en niet de steriele standaardformule “Mevrouw/
    Mijnheer”), en met een duidelijke ondertekening door de verantwoordelijke.

En vergeet niet: tussen al die spontane – en dus ongevraagde – sollicitanten, kan een gouden profiel verscholen zitten. Straks zal u zich nog gelukkig prijzen als die spontane sollicitant uw meest waardevolle medewerker wordt.

Auteur : Tim Spruytte en Erik Durnez
Bron : Vokatribune juni 2010